Você deve usar tarefas recorrentes no Microsoft Project?

Eu recebi recentemente um e-mail sobre a utilização de tarefas recorrentes no Microsoft Project.

A pergunta era: "Quais são os prós e os contras do uso de uma tarefa recorrente no Microsoft Project contra agendamento de tarefas individuais para uma reunião semanal de status?"

. Minha resposta foi que eu não usá-los aqui por que:

Minha preferência é para evitar tarefas repetitivas para uma reunião semanal em um cronograma do projeto. A principal razão é estas são tarefas de apoio que não se enquadram no caminho crítico do projeto. Eu nunca perdi uma data de lançamento ou o lançamento adiada porque pulou uma reunião de status da equipe durante o lançamento do projeto. Dependendo da complexidade do lançamento, você provavelmente terá reuniões de status a cada dia, se não várias vezes durante um dia.

Eu prefiro configurar meu projeto rotinas de gestão de governança para incluir uma reunião semanal com o Microsoft Outlook ou o sistema de calendário corporativo. Adicionando actividades recorrentes para uma reunião de status só aumenta a carga administrativa e exige que o gerente de projeto para acompanhar as tarefas adicionais que não impactam o caminho crítico do projeto. Se a sua organização tem uma tal exigência, então uma tarefa recorrente será útil na sua utilização pool de recursos.

Se você ainda quiser acompanhar essas reuniões, então gostaria de criar uma seção separada do plano de projeto que não tem nenhuma dependência nas tarefas reais necessários para completar o trabalho. Neste caso, uma tarefa reoccurring que ocorre semanalmente em uma determinada data está bem. Algumas organizações tentam amarrar cada hora de cada dia para sua agenda do projeto.

De uma perspectiva administrativa, prefiro estimar as utilizações de recursos disponíveis para cada recurso (ou seja, 80%) e aplico que a utilização de minha agenda. Lembre-se o cronograma do projeto é apenas um modelo de tarefas previstas para eu tentar estimar o tempo da melhor forma possível. No entanto, eu não quero acompanhar cada reunião administrativa na minha agenda.

Eu adicionar as reuniões importantes que são necessários para passar um marco ou pedágio para o calendário como estes fazem representar sign-off e aprovação. Obtenção cliente sign-off antes do lançamento é uma reunião de valor que deve estar no seu caminho crítico !

Som desligado com a sua opinião

Qual é a sua opinião? Como você lida com reuniões de status em um cronograma do projeto?

Sinta-se livre para me e-mail com suas sugestões.

Como adicionar uma tarefa recorrente no Microsoft Project

Aqui está um tutorial para aqueles que querem adicionar uma tarefa recorrente em Microsoft Project...